Samenwerkingsverbanden
Ook bij de Vlaamse overheid staat de managementondersteuning – het geheel van opdrachten rond personeel en organisatie, boekhouding, logistiek, IT… – op een tweesprong. Enerzijds verlichten nieuwe manieren van werken en rapporteren het werk, anderzijds worden de takenpakketten meer divers en complex. En in een weinig rooskleurige budgettaire omgeving moeten we meer doen met minder middelen.
De voorbije jaren kenmerkten zich dan ook door een tendens naar samenwerking en schaalvergroting. Het bestaan van ondersteunende diensten in kleinere entiteiten wordt in vraag gesteld. Via het sleutelproject rationalisatie MOF (management ondersteunende functies) streven we naar een gestructureerde samensmelting van entiteiten, integratie of synergie.
Beleidsdomein overschrijdend werken
De Managementondersteunende Diensten (MOD) van EWI en WSE, die momenteel vijf partners in twee beleidsdomeinen* bedienen, hebben niet gewacht op dergelijke evoluties om de hand aan de ploeg te slaan. Al enkele jaren maken we werk van samenwerking met collega’s in andere beleidsdomeinen.
Naast ad hoc-projecten rond vervoersopdrachten (met enkele partners in het Ellipsgebouw) kregen in 2012 drie concrete synergiën vorm. Enerzijds werd intenser samengewerkt met de MOD van het beleidsdomein RWO. Voor enkele administratieve taken (invoer van gegevens in databanken, uitwerking van de dossiers ‘eretekens’) spelen de beide entiteiten efficiënt op elkaar in: de ene MOD stelt (tijdelijk) personeelsleden ter beschikking van de andere. Zo bieden we het hoofd aan piekperiodes en delen we intensief kennis en ervaringen. Een samenwerkingsprotocol zorgt voor de nodige aansturing en permanente evaluatie. Bovendien werd de aftrap gegeven voor een tweede concrete vorm van samenwerking: het team hr & vorming van de MOD EWI/WSE zal in 2013 zijn expertise inzetten om een aantal contractuele aanwervingsprocedures bij RWO in goede banen te leiden. Ook andere vormen van synergiën staan op stapel.
Anderzijds werden de banden met IWT aangehaald. De MOD EWI/WSE werkte een draaiboek met kalender uit, dat voorziet in een verregaande samenwerking tussen de managementondersteunende functies van beide entiteiten. Eind 2012 werden prioritaire acties bepaald, die in 2013 een vervolg zullen krijgen: een doorlichting van opdrachten en processen, personeelsinzet en gebruikte systemen. Op termijn streven we naar een associatie van talenten op het vlak van personeel en organisatie, IT en logistieke dienstverlening. Omdat het IWT voor personeelsbeheer en boekhouding eigen systemen hanteert, zal de transitie allicht een complex proces zijn. Beide entiteiten willen echter uitdrukkelijk tot een verregaande samenwerking komen. De leidend ambtenaar van het IWT zal deel uitmaken van het comité dat de MOD EWI/WSE aanstuurt.
Ten slotte werd in het najaar van 2012 de eerste steen gelegd voor verdere samenwerking met de MOD van het departement Landbouw en Visserij (LV). Ook daar zal het team hr & vorming van de MOD EWI/WSE selectieprocedures voor aanwerving en bevordering inhoudelijk en administratief ondersteunen (verwerken van kandidaturen, voorzitten en organisatie van jury’s, contact met en nazorg voor sollicitanten…).
U merkt het: niet enkel het management staat er niet alleen voor, maar ook de managementondersteuners zelf weten elkaar te vinden.
* In 2012 waren dit het departement EWI, het agentschap Ondernemen, de VRWI, het departement WSE en het Vlaams Subsidieagentschap WSE.